作業内容を確認するときは、口頭だけでなく、資料を共有しながら確認した方が良いですよね。
以前の職場で、こんなことがありました。
予算に関する資料を各部門に送ろうとしていたときのこと。
送付当日に最終確認をしたところ、
「あれ？ 資料が一つできていない……」
ということが発覚しました。
どうやら担当を分担する際に、
「方針を決める担当」と
「資料を作成する担当」が
ごちゃ混ぜになってしまったのが原因でした。
本人は「方針を決めるところまでが自分の担当」と思っていた。
一方、前回の担当者は「資料まで作ってくれる」と思っていた。
その結果、見事に「資料を作る」というタスクがすっぽ抜けてしまいました。
本件は、あわてて資料を作成し、なんとか間に合いました（苦笑）
ただ、このときに思ったんですよね。
具体的に資料を見ながら確認すれば良かったな、と。
上司から部下へ指示するとき。
部下から上司へ指示を仰ぐとき。
仲間同士で作業を分担するとき。
こうした場面では、口頭だけでなく、何か目に見えるものを一緒に見ながら話すのが原則だと思います。
完成した立派な資料でなくても構いません。
作成途中の資料でも、
メモ書きしたスケジュールでも、
ホワイトボードでもいい。
とにかく「目に見える形」にして、それを一緒に見ながら確認する。
そうすることで、
「そこまでやってくれると思っていた」
「いや、そこは自分の担当じゃないと思っていた」
といった認識のズレに気づきやすくなります。
結果として、認識相違による手戻りのリスクも減りますし、「言った・言わない」も減らせます。
「相談するなら、資料を片手に」
仕事のいろいろな局面で、有効だと思いますよ♪
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